Για την εθελοντική αιμοδοσία (2)

Καθώς και αυτό:

ΤΟΜΕΑΣ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΟΣ ΤΜΗΜΑ :ΚΕΝΤΡΟ ΑΙΜΑΤΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤHΣ: Ελένη Χασαποπούλου-Ματάμη ΤΗΛΕΦΩΝΟ :2310-993432, 993404 FAΧ: 2310-993401 Διεύθυνση ηλεκτρον. Ταχυδρ. : elenihas@med.auth.gr

Θεσσαλονίκη  16/12/2014  Αριθμ.Πρωτ. ΑΙΜ/ΕΞ/ΣΥΛ/ΓΕΝ./16-12-14

ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΑΙΜΑΤΟΣ Π.Γ.Ν.Θ. ΑΧΕΠΑ ΜΕ ΣΥΛΛΟΓΟΥΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΙΜΟΔΟΤΩΝ – ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΞΟΡΜΗΣΕΩΝ

1. Ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας κάθε συλλόγου εθελοντών αιμοδοτών δεν πρέπει να περιλαμβάνει άρθρα με περιεχόμενο αντίθετο στις αρχές της εθελοντικής αιμοδοσίας και της ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων των μελών-αιμοδοτών.
2. Εάν διαπιστωθεί το αντίθετο,  χρειάζεται να συμφωνήσουν οι εκπρόσωποι του συλλόγου ότι θα φροντίσουν για τροποποίηση του καταστατικού, το συντομότερο δυνατό.
3. Με στόχο την καλύτερη συνεργασία με τους συλλόγους εθελοντών αιμοδοτών,  στο Κέντρο Αίματος  γίνεται καταγραφή όλων των συλλόγων εθελοντών αιμοδοτών σε ηλεκτρονική μορφή .

               Στην ηλεκτρονική καρτέλα κάθε συλλόγου αναφέρονται:

               -επωνυμία του συλλόγου (όπως αυτή φαίνεται στο σύστημα μηχανοργάνωσης )

-ταχυδρομική διεύθυνση

               - στοιχεία  δύο τουλάχιστον υπευθύνων - διαχειριστών : ονοματεπώνυμο,                πατρώνυμο, αριθμός ταυτότητας, τηλέφωνα επικοινωνίας και ηλεκτρονική            διεύθυνση. 

                

               Σε περίπτωση που κάποιο από τα παραπάνω στοιχεία αλλάξει, οι υπεύθυνοι  των                συλλόγων θα πρέπει να ενημερώνουν άμεσα τις επισκέπτριες  υγείας του Κέντρου                Αίματος.

4. Οι υπεύθυνοι των συλλόγων θα πρέπει σε περίπτωση ανάγκης να  διευκολύνουν τα μέλη τους  -χωρίς κανένα αντάλλαγμα-  για «κάλυψη»  ασθενούς, με συγκεκριμένο αριθμό μονάδων από το αποθεματικό του  συλλόγου.

 Σε τέτοιες  περιπτώσεις οι υπεύθυνοι στέλνουν γραπτή εντολή  προς το Κέντρο Αίματος. Για τον σκοπό αυτό,  πρέπει να χρησιμοποιείται ειδικό έντυπο στο οποίο θα συμπληρώνονται : ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο ασθενούς, νοσηλευτικό ίδρυμα όπου νοσηλεύεται ο ασθενής,  αριθμός μονάδων που  παρέχει ο σύλλογος και στο τέλος θα έχει υπογραφή και πλήρη στοιχεία του υπευθύνου καθώς και σφραγίδα του συλλόγου. Το έντυπο αυτό θα πρέπει να προσκομίζεται ή να προωθείται με FAX προς το Κέντρο Αίματος. 

Σε περίπτωση που αυτό δεν είναι εφικτό, γίνεται δεκτή τηλεφωνική κάλυψη, αφού διασταυρώσει το προσωπικό  τα στοιχεία του ατόμου που τηλεφωνεί, με τα καταχωρημένα στην ηλεκτρονική καρτέλα του συλλόγου και παραμένει σαν εκκρεμότητα, η αποστολή του επίσημου εντύπου με fax ή ταχυδρομικά ή με προσωπική παράδοση.

Σε κάθε περίπτωση  «η κάλυψη» του ασθενούς τακτοποιείται άμεσα από το νοσηλευτικό προσωπικό (καταγράφεται η κάλυψη στο σύστημα μηχανοργάνωσης του Κέντρου Αίματος και αν ο καλυπτόμενος ασθενής νοσηλεύεται εκτός ΑΧΕΠΑ, ενημερώνεται η Υπηρεσία Αιμοδοσίας του αντίστοιχου Νοσοκομείου, εντός 24 ωρών).

Όλα τα έντυπα κάλυψης ασθενούς που παραλαμβάνονται από τους συλλόγους,  αρχειοθετούνται την  επόμενη εργάσιμη ημέρα, από τις επισκέπτριες υγείας.

5. Πριν από την πρώτη προγραμματισμένη εξόρμηση, θα ενημερώνονται οι υπεύθυνοι του συλλόγου για τους δύο πιθανούς τρόπους πραγματοποίησής της :  χρήση της Κινητής Μονάδας Αιμοληψιών ή τοποθέτηση φορητών κλινών αιμοδοσίας σε κλειστό χώρο της επιλογής του συλλόγου.

Α. Σε περίπτωση που εκφραστεί επιθυμία για την Κινητή Μονάδα αιμοληψιών,  πρέπει να  πληροφορηθούν οι εκπρόσωποι του συλλόγου για τις διαστάσεις του οχήματος τόσο εν κινήσει, όσο και κατά την στάθμευση  (τότε εκπτύσσεται) και :

α. Να κρίνει έμπειρος οδηγός της Κινητής Μονάδας αν ο προτεινόμενος χώρος στάθμευσης ενδείκνυται ή όχι (αν πρόκειται για  χώρο με εύκολη πρόσβαση στο πολύ μεγάλο όχημα,  με δυνατότητα έκπτυξής του χωρίς να παρακωλύεται η κυκλοφορία και με πλήρη ασφάλεια των αιμοδοτών κατά την προσέλευση, αναμονή και αποχώρησή τους)

β.  Να διερευνηθεί αν υπάρχει δυνατότητα ειδικής τροφοδοσίας με ρεύμα.

Όταν επιλέγεται πλατεία ή άλλος δημόσιος χώρος, πρέπει να γνωρίζουν οι διοργανωτές, ότι το αίτημα χρειάζεται να υποβάλλεται έγκαιρα  για να εγκρίνεται από τον Δήμαρχο και να γίνονται οι απαραίτητες συνεννοήσεις για τροφοδοσία με ηλεκτρικό ρεύμα.

Β. Σε περίπτωση επιλογής αίθουσας, χρειάζεται να εγγυηθούν οι διοργανωτές ότι πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις :

-πρόσβαση ει δυνατόν χωρίς σκάλες  ή με όσο το δυνατόν λιγότερα σκαλοπάτια

-ικανές διαστάσεις της αίθουσας για τοποθέτηση των απαραίτητων φορητών κλινών και για να διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα της ατομικής συνέντευξης με τον αιμοδότη κατά τη λήψη του ιατρικού ιστορικού

-επαρκής  φωτισμός και αερισμός, ει δυνατόν κλιματισμός

-επαρκή καθίσματα, επαρκή τραπέζια

-πρίζες για παροχή ηλεκτρικού ρεύματος

-βοηθητικοί χώροι,  (νιπτήρας, τουαλέτα κλπ.)

Επιθυμητό είναι (κυρίως αν οι διαστάσεις της αίθουσας είναι μικρές) να υπάρχει κάποιος χώρος που να χρησιμεύει σαν προθάλαμος,  όπου  οι υποψήφιοι αιμοδότες θα παίρνουν αριθμό προτεραιότητας και θα συμπληρώνουν το ερωτηματολόγιο.

Καλό είναι να γίνεται επί τόπου επίσκεψη για αυτοψία του χώρου, από επισκέπτρια υγείας ή ιατρό ή την Προϊσταμένη του Κέντρου Αίματος, για να κριθεί η καταλληλότητα του προτεινόμενου χώρου.

6. Τόσο πριν από την πρώτη,  όσο και σε κάθε επόμενη προγραμματισμένη εξόρμηση, θα γίνεται από το Κέντρο Αίματος αποστολή υλικού σε ηλεκτρονική μορφή,  με την  παράκληση προς τους υπεύθυνους των συλλόγων,  να το προωθήσουν προς όλους τους υποψήφιους αιμοδότες : συμβουλές για πριν και μετά την αιμοδοσία, ενημερωτικά φυλλάδια.

Επίσης, πριν από κάθε εξόρμηση, παρακαλούνται οι διοργανωτές να υπενθυμίζουν:

α. Να έχουν οι αιμοδότες μαζί τους ταυτότητα ή ανάλογο επίσημο έγγραφο με φωτογραφία) 

β. Εάν, όταν διαβάζουν, φορούν διορθωτικούς φακούς (γυαλιά), να τους έχουν μαζί τους,  για να μπορούν να συμπληρώνουν μόνοι τους το ερωτηματολόγιο

γ. Να έχουν μαζί τους την ατομική κάρτα εθελοντή αιμοδότη (με την οποία μπορεί να έχουν ήδη εφοδιαστεί οι αιμοδότες από οποιαδήποτε Υπηρεσία Αιμοδοσίας ή την οποία τους δίνει το Κέντρο Αίματος ΑΧΕΠΑ μετά την δεύτερη αιμοληψία).

7. Σε κάθε νέα προγραμματισμένη εξόρμηση  θα πρέπει να προσδιορίζεται με σαφήνεια ο χώρος των αιμοληψιών (αφού ο ίδιος σύλλογος μπορεί άλλοτε να επιλέγει την Κινητή Μονάδα αιμοληψιών και άλλοτε στεγασμένο δικό του χώρο).
8. Θα πρέπει να γνωρίζουν οι διοργανωτές ότι:

α.  Δεν επιτρέπεται με κανένα τρόπο να παρεμβαίνουν στο έργο του συνεργείου αιμοληψιών  κατά τη διάρκεια της εξόρμησης.

β.  Η  συμπλήρωση του ερωτηματολογίου πρέπει να γίνεται μόνο από τον ίδιο τον αιμοδότη

γ. Η προσωπική συνέντευξη είναι απόρρητη και δεν γίνεται εις επήκοον άλλων.

δ. Πρέπει να διασφαλίζεται κατά το δυνατόν ησυχία,  προκειμένου τόσο οι αιμοδότες, όσο και το προσωπικό, να είναι ήρεμοι κατά την ώρα των αιμοληψιών.

ε. Δεν πρέπει να γίνονται ερωτήσεις και συζητήσεις για τους λόγους που  απορρίφθηκε κάποιος υποψήφιος δότης (ιατρικό απόρρητο). 

ζ.  Σε περίπτωση που αντιλαμβάνονται ότι κάποιος αιμοδότης είναι δυσαρεστημένος για οποιονδήποτε λόγο, να τον παροτρύνουν να συζητήσει -για ό,τι τον στενοχώρησε- με τον γιατρό ή άλλο μέλος του συνεργείου (πολλές φορές πρόκειται για παρεξήγηση που μπορεί με τις κατάλληλες εξηγήσεις να λυθεί).

9. Θα πρέπει να γνωρίζουν οι διοργανωτές ότι το πρόγραμμα των εξορμήσεων καταρτίζεται σε ετήσια βάση (για όλο το έτος), αλλά επειδή δεν αποκλείεται κάποια αναβολή για λόγους ανωτέρας βίας, επιβάλλεται κατά καιρούς επιβεβαίωση με τηλεφωνική ή ηλεκτρονική επικοινωνία.

 Στο Κέντρο Αίματος  για λόγους τάξης και εξασφάλισης οδηγών, εκδίδεται  μηνιαίο πρόγραμμα εξορμήσεων (μέχρι τη 15^η ημέρα του εκάστοτε τρέχοντος μηνός για τον επόμενο μήνα),  όπου αναφέρονται: ημερομηνία σχεδιαζόμενης εξόρμησης, όνομα συλλόγου, διεύθυνση, συμφωνηθέν ωράριο αιμοληψιών (πρωί ή απόγευμα), προβλεπόμενος αριθμός αιμοληψιών  (βάσει της πιο πρόσφατης ενημέρωσης   από τον υπεύθυνο του συλλόγου και της προηγούμενης εμπειρίας του προσωπικού του Κέντρου Αίματος), τρόπος αιμοληψιών (Κινητή Μονάδα ή φορητές κλίνες).

Το μηνιαίο πρόγραμμα κοινοποιείται  ανεπίσημα στη διευθύντρια, στην προϊσταμένη και στους γιατρούς του κινητού συνεργείου  του Κέντρου Αίματος, ενώ στο ΕΚΑΒ και στη Διοίκηση του Νοσοκομείου δίνεται  πρωτοκολλημένο. 

Όλα τα προγράμματα καθώς και τυχόν αλλαγές που έγιναν εκ των υστέρων, αρχειοθετούνται σε ηλεκτρονικό φάκελο και σε έντυπο αρχείο .

10. Η τελική συνεννόηση μεταξύ διοργανωτών και επισκεπτριών υγείας, χρειάζεται  να γίνεται μια εβδομάδα πριν την προγραμματισμένη  αιμοδοσία.

 Σε μεταξύ τους επικοινωνία, που γίνεται με πρωτοβουλία του Τμήματος επισκεπτριών υγείας , επιβεβαιώνεται η ημερομηνία της εξόρμησης, ο τόπος και ο τρόπος ,  επιλύονται  τυχόν διαδικαστικά προβλήματα και λαμβάνεται εκ νέου ενημέρωση για τον τελικά αναμενόμενο αριθμό αιμοδοτών. Όλα τα παραπάνω καταγράφονται στο ειδικό βιβλίο προγραμματισμού των εξορμήσεων.

11. Θα καταβάλλεται προσπάθεια να συμμετέχουν:

- σε εξορμήσεις με αναμενόμενο αριθμό 20-34 αιμοληψιών: 

               1 νοσηλεύτρια /-τής, ένας τεχνολόγος, ένας ιατρός*

               *σε εξορμήσεις σε σχολεία ή στρατόπεδα, δύο νοσηλεύτριες , λόγω του αυξημένου αριθμού ανεπιθύμητων συμβαμάτων στους  αιμοδότες.

-σε εξορμήσεις με αναμενόμενο αριθμό 35 -50 αιμοληψιών:

               2 νοσηλεύτριες /-τές, ένας τεχνολόγος, ένας ιατρός

-σε  εξορμήσεις με αναμενόμενο αριθμό  51-70 αιμοληψιών:

                 3 νοσηλεύτριες/-τές, 1 τεχνολόγος  και ένας ιατρός

- σε  εξορμήσεις με αναμενόμενο αριθμό  άνω των 70 αιμοληψιών:

                 τουλάχιστον 3 νοσηλεύτριες/-τές, 2 τεχνολόγοι  και ένας ιατρός

12. Μετά από την εξόρμηση οι χειρόγραφες κάρτες των εθελοντών θα πρέπει να τακτοποιούνται στο Κέντρο Αίματος με αλφαβητική σειρά (και όχι ανά ομάδα αίματος) αφού πρώτα καταχωρηθούν όλα τα στοιχεία που αναγράφονται σ΄αυτές στο σύστημα μηχανοργάνωσης e-AIMA.

Είναι σημαντικό να καταχωρούνται όλα τα σχόλια και οι σημειώσεις (πχ. ερυθροκυτταρικά αντιγόνα, συμβάματα, ιδιαιτερότητες στη διαχείριση των μονάδων) τόσο από τις κάρτες προς το σύστημα e-AIMA,  όσο και αντίστροφα, ώστε να υπάρχει πλήρες ιστορικό του αιμοδότη στην επόμενη αιμοδοσία του.

Επίσης, θα καταγράφονται ηλεκτρονικά και ακολούθως θα αρχειοθετούνται τα φύλλα συμβαμάτων σε αιμοδότες.

13. Θα πρέπει να διαβάζονται από την Προϊσταμένη και τις επισκέπτριες υγείας όλες οι παρατηρήσεις που σημειώνονται στο βιβλίο του κινητού συνεργείου και να λαμβάνεται μέριμνα για την επίλυση όσων αναγράφονται ως προβλήματα, (δυσκολία πρόσβασης, ελλείψεις υλικού, βλάβες υλικού, προβλήματα συμπεριφοράς κλπ).
14. Μετά από κάθε προγραμματισμένη εξόρμηση θα πρέπει να ακολουθεί επικοινωνία με τους υπεύθυνους των συλλόγων . Το Κέντρο Αίματος θα αποστέλλει ευχαριστήρια επιστολή για την καλή συνεργασία ή επιστολή που επιπλέον των ευχαριστιών θα περιέχει επισημάνσεις για κάποια προβλήματα που προέκυψαν, ώστε να αποφευχθούν την επόμενη φορά και θα υπενθυμίζει την ανάγκη να προσδιορισθεί έγκαιρα το επόμενο ραντεβού.
15. Ενημέρωση για το τρέχον αποθεματικό του συλλόγου θα γίνεται τηλεφωνικά όσες φορές ζητηθεί από τον σύλλογο. 

Μία φορά ετησίως μπορεί να δίνεται γραπτή βεβαίωση για όσους συλλόγους το ζητούν.

16. Γραπτή βεβαίωση θα χορηγείται μία τουλάχιστον φορά ετησίως  και σε  συλλόγους που επειδή αδυνατούν να συγκεντρώσουν περισσοτέρους των 20 υποψηφίων δοτών για προγραμματισμένη συλλογική  αιμοδοσία, συνεισφέρουν στον θεσμό της εθελοντικής αιμοδοσίας παροτρύνοντας τα μέλη τους να προσέρχονται στο Κέντρο Αίματος μεμονωμένα, όποτε τους είναι βολικό.
17. Η παραπάνω επικοινωνία–ενημέρωση καλό είναι να πραγματοποιείται από το προσωπικό του Κέντρου Αίματος στην αρχή κάθε νέου έτους, συνοδευόμενη από ευχές για «Καλή Χρονιά».
18.  Προβλήματα που προκύπτουν στην συνεννόηση ή στη συνεργασία με τους συλλόγους (είτε με τους υπεύθυνους, είτε μεμονωμένα με κάποιους αιμοδότες) καλό είναι να καταγράφονται στο βιβλίο εξορμήσεων από το προσωπικό που συμμετέχει στις εξορμήσεις (νοσηλευτές, τεχνολόγοι, οδηγοί και ιατροί) και να έρχονται εις γνώσιν της Διεύθυνσης.  Εφ΄ όσον συζητηθούν και ληφθούν αποφάσεις, αυτές θα καταγράφονται στη λογοδοσία και στην ηλεκτρονική καρτέλα του συλλόγου από τις επισκέπτριες υγείας.
19. Η πορεία και η δυναμική των αιμοδοτικών συλλόγων  θα πρέπει να παρακολουθείται. Εφ΄όσον αυτό δεν γίνεται αυτόματα από το σύστημα μηχανοργάνωσης, ακολουθείται σύστημα καταγραφής σε φύλλο εργασίας excel, ώστε να φαίνεται ο αριθμός εξορμήσεων ανά έτος, ο αριθμός μονάδων που συλλέγονται ανά εξόρμηση , οι ημέρες  (καθημερινή/ Σάββατο/ Κυριακή), οι ώρες (πρωί /απόγευμα).
20. Αν παρατηρείται μείωση του αριθμού των αιμοδοτών, χρειάζεται στενή συνεργασία με τους υπευθύνους των συλλόγων για να εντοπιστούν πιθανά αίτια (πχ.  ακατάλληλος  χώρος, κακή επιλογή ωραρίου, ελλιπής ενημέρωση μελών, απουσία υπενθύμισης, εποχή αδειών-μείωση προσωπικού σε εργασιακούς χώρους) ώστε να εξαλειφθούν, όπου αυτό είναι εφικτό.
21. Σε περίπτωση που ο αριθμός των αιμοληψιών είναι μικρότερος από 20 σε περισσότερες από δύο συνεχόμενες φορές,  θα πρέπει να παρακαλούνται οι υπεύθυνοι να παροτρύνουν τους αιμοδότες τους να προσέρχονται για αιμοδοσία στο Κέντρο Αίματος (μεμονωμένα, ή με ένα αυτοκίνητο 2-5 μαζί) αντί να μετακινείται προς αυτούς Κινητό Συνεργείο,  ώστε να μην αποδυναμώνεται από προσωπικό το Κέντρο Αίματος και να μη δημιουργούνται δαπάνες.
22. Σε κάθε νέο σύλλογο αλλά και σε παλιούς με τάση μείωσης των αιμοδοτών τους, πρέπει να προτείνονται τρόποι προσέλκυσης  αιμοδοτών, όπως ενημερωτικές ομιλίες, τήρηση επικαιροποιημένου αρχείου – κατά προτίμηση ηλεκτρονικού- των αιμοδοτών τους, ατομική ειδοποίηση -υπενθύμιση για προσεχή οργανωμένη αιμοδοσία του συλλόγου με μηνύματα σε κινητό τηλέφωνο, e-mail, αφίσες σε περίοπτα σημεία, ανακοινώσεις σε τοπικό ραδιοφωνικό σταθμό κλπ.
23. Μεταξύ άλλων, μπορεί να προταθεί διανομή μικρών έντυπων καρτών ή αποστολή ευχαριστήριων ηλεκτρονικών καρτών από τους συλλόγους προς τους αιμοδότες τους μετά την αιμοδοσία, ενημερωτική ομιλία και συζήτηση, διοργάνωση τελετών βράβευσής τους κλπ.
24. Αν κάποιοι σύλλογοι δεν έχουν πραγματοποιήσει αιμοδοσία για αρκετό διάστημα, χρειάζεται το Κέντρο Αίματος (επισκέπτριες Υγείας, ιατροί του Κινητού Συνεργείου) να επικοινωνήσει μαζί τους και να προγραμματίζεται το επόμενο ραντεβού μετά αναθέρμανση και καλή προετοιμασία.
25. Το Κέντρο Αίματος χρειάζεται να ενημερώνει τους συλλόγους ότι θα τους ήθελε αρωγούς σε περιόδους έλλειψης αίματος (καλοκαίρι, διακοπές Χριστουγέννων και Πάσχα) : οργάνωση «έκτακτων» εξορμήσεων, ή προσέλευση μελών τους στους χώρους του Κέντρου Αίματος.
26.  Ατομικές κάρτες εθελοντή αιμοδότη των νέων αιμοδοτών των συλλόγων εκδίδονται από το Κέντρο Αίματος μετά την δεύτερη αιμοδοσία τους,  Οι επισκέπτριες υγείας θα πρέπει να τις  στέλνουν ταχυδρομικώς μαζί με ευχαριστήριο επιστολή.  Εναλλακτικά, μπορεί οι κάρτες να δίνονται στους αιμοδότες στον χώρο της εξόρμησης.

                                        Με τιμή

                    Η Συντονίστρια Διευθύντρια του Κέντρου Αίματος 

                              Ελένη Χασαποπούλου-Ματάμη